Lounais-Häme

Itsekontrolli ja tauot auttavat ajanhallinnassa työelämässä – Ajatustyössä täytyy osata sanoa ei

Tietokoneen ponnahdusikkunat ja merkkiäänet haittaavat keskittymistä huomaamatta.
Kuva: Soile Toivonen
Kuva: Soile Toivonen

Ajatus- ja asiantuntijatyössä oman työn aikatauluttaminen on usein vaikeaa. Aivotutkija Katri Saarikivi Helsingin yliopistosta kertoo, että ajanhallintaan auttaa parhaiten itsekontrollin harjoittelu.

Aivotutkija Minna Huotilainen Helsingin yliopistosta puolestaan ehdottaa, että kiinnittäisimme huomion ensiksi työympäristöömme. Esimerkiksi sovellusten merkkiäänet ja ponnahdusikkunat häiritsevät keskittymistä huomaamatta.

Kaikista keskeytyksistä ei voi päästä työelämässä kokonaan eroon. Tauoista kiinni pitäminen voi kuitenkin olla avuksi.

Sopiva stressi on hyväksi

Nykypäivän ajatus- ja asiantuntijatyössä oman työn aikatauluttaminen on usein vaikeaa. Tutkija Katri Saarikivi Helsingin yliopiston Kognitiivisen aivotutkimuksen yksiköstä kertoo, että pulmaan auttaa parhaiten itsekontrollin harjoittelu. Ajanhallinnassa on perimmiltään kyse oman itsen hallinnassa, ja kaikilla ihmisillä on siihen kyky.

–  Kyllähän me osaamme kaikki ohjata itseämme päivittäin. Saamme vaatteet niskaan, syötyä ja lähdettyä liikkeelle. Joskus tällaiset hyvät ajattelutaidot unohtuvat, kun menemme työpaikalle – varsinkin jos olemme tottuneet siihen, että joku toinen sanoo, mitä pitää tehdä.

Saarikivi kehottaa luovaa asiantuntijatyötä tekeviä miettimään ensin näitä kysymyksiä: Missä tilassa olet luovimmillasi? Missä keskityt parhaiten? Mitä kaikkea ajattelua ja toimintaa oma työ vaatii? Milloin olet parhaimmillasi kyseistä tehtävää varten?

–  On onni, että aivomme ovat niin muovautuvat. Läpi elämän kuolemaan saakka aivoissa voi tapahtua rakenteellisia ja toiminnallisia muutoksia, Saarikivi kertoo.

Liiallinen stressi on pahasta, mutta optimaalinen määrä stressiä tukee Saarikiven mukaan etuotsalohkojen toimintaa. Hyvä muistisääntö on, että kaikki, mikä tukee normaalia terveyttä, tukee myös aivojen terveyttä. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi stressin hallinta, oppiminen, sosiaaliset suhteet, terveellinen ruokavalio, riittävä, laadukas uni ja liikunta.

–  Toki niistäkin voi ottaa stressiä. Ei ole helppoa olla ihminen. Onneksi on koko elämä aikaa harjoitella itsestä huolehtimista. Omasta hyvinvoinnista huolehtiminen auttaa parhaiten laadukasta ajattelua ja ongelmanratkaisua, Saarikivi nauraa.

Kännykät rasittavat aivoja

Kaikki tietokoneet, älylaitteet ja ihanat sovellukset on suunniteltu mahdollisimman koukuttaviksi.

–  Ne on suunniteltu herättämään huomiomme, mikä näkyy hälytysäänissä ja tarkkaavuuden kaappaavissa grafiikoissa. Joskus on tarpeen treenata pois huonoja tapoja. Esimerkiksi kannattaa joskus kokeilla some-paastoa. Ihan vain sen takia, että sen avulla voi tarkastella, onko koukuttunut, Saarikivi huomauttaa.

Myös Helsingin yliopiston kasvatustieteen professori ja aivotutkija Minna Huotilainen ehdottaa, että kiinnittäisimme huomion ensiksi ympäristöömme miettiessämme ajanhallintaa, sillä sovellusten merkkiäänet ja ponnahdusikkunat häiritsevät keskittymistämme huomaamattamme.

–  Jos ympäristömme on huonosti suunniteltu, siellä olevat pienet asiat alkavat häiritä optimaalisinta ajankäyttöämme. Jos sähköpostin ponnahdusikkunat ovat päällä, meidän on hirveän vaikea estää sitä, että silmät hakeutuvat siihen ponnahdusikkunaan. Niiden lukeminen on aivoille täysin automaattista.

Kaikista keskeytyksistä ei voi hankkiutua kokonaan eroon. Toisentyyppinen asennoituminen työhön ja tauoista kiinni pitäminen voivat kuitenkin olla avuksi. Huotilainen suosittelee merkitsemään omaan kalenteriin keskittymistä vaativien töiden ajankohdat.

Itsensä tunteminen on tärkeätä. Kannattaa esimerkiksi miettiä, sopiiko itselle paremmin työskentely aikaisin aamulla, myöhään illalla vai päiväsaikaan. Yöllä työskentely voi vaikuttaa unen laatuun seuraavana yönä, joten se ei ole suositeltavaa, vaikka osa ihmisistä tekee töitä öisin.

Huotilainen kutsuu 2010-lukua ”säheltämisen vuosikymmeneksi”.

–  Toivottavasti tällä vuosikymmenellä opittaisiin sellainen työtapa, että ei enää sähellettäisi niin paljon.

Avoin keskustelu kannattaa

Uravalmennuksiin erikoistuneen Kumouksen toimitusjohtaja ja työnhakusparraaja Anna-Maria Leogrande käyttää itse ensiksi aikaa sen analysoimiseen, mihin asioihin työaika kuluu ja ovatko nämä asiat juuri niitä tärkeitä tehtäviä, joihin työaika pitää käyttää. Hänen mukaansa on tärkeämpää ymmärtää, että tekee oikeita asioita, ennen kuin liikaa kyseenalaistaa omia toimintatapojaan.

–  Ennen kuin otan käyttöön joitakin uusia sovelluksia tai muuta vastaavaa, keskityn siihen, mitä teen ja keskitynkö oikeisiin juttuihin. Olennaisinta on tehdä oikeita asioita ja käyttää niihin aikaa. Tämä vaatii priorisointia ja toisaalta rohkeutta sanoa ei niille asioille, jotka vievät väärään suuntaan.

Työntekijän kannattaa Leogranden mukaan keskustella asiasta oman tiimin ja esihenkilön kanssa, jotta keskeisimmät ja olennaisimmat työtehtävät ovat selvät kaikille osapuolille.

–  Siitä keskustelusta saa mandaatin, jonka pohjalta voi sanoa ei – nyt en käytä aikaa tuohon. Näistä asioista kannattaa keskustella avoimesti työyhteisössä, jotta roolit ja vastuut ovat selkeitä.

Erityisesti asiantuntijatyössä korostuu se, että ihminen itse tietää parhaiten sen, mikä hänen työtehtävässään on tärkeintä ja olennaisinta. Harmillisesti itsensä ja oman työskentelyn johtamisen taitoa ei opeteta juuri missään.

–  Itsensä johtaminen on vähän sellaista, mitä oppii kantapään kautta. Kokemuksen ja erehdyksen kautta oppii, mikä toimii itsellä ja mikä ei.”

”On karsittava tai kärsittävä”

Uraopas-tietokirjan tekijän Ritva Katteluksen mielestä ajatus- tai asiantuntijatyö on hyvin erilaista kuin suorittavan tason työ. Se on jo rajoiltaan epämääräisempää, koska asiantuntijan työ ei välttämättä ala aamukahdeksalta ja pääty neljältä iltapäivällä.

Työ tulee usein kotiin ja saattaa sotkea myös vapaa-ajan suunnitelmat. Ajatukset pyörivät senhetkisen tärkeimmän projektin tai työtehtävän ympärillä.

–  Opin kantapään kautta jo nuorena, että on osattava karsia tai joutuu kärsimään. Meillä kaikilla on vain ne 24 tuntia aikaa vuorokaudessa. Kaikkea ei ehdi tehdä. On osattava kieltäytyä jopa houkuttelevista tarjouksista, jos ei juuri sillä hetkellä ole ylimääräistä aikaa.

Katteluksen mielestä töitä ei pitäisi joutua viemään kotiin, jos ei satu tekemään etätöitä. Jos kaikkia töitään ei ehdi tehdä työaikana, pitäisi miettiä, mistä se johtuu.

–  Onko organisaation työnjaossa jokin pielessä? Onko tekijöitä yksinkertaisesti liian vähän vai puuttuuko ehkä itseltä työn vaatimaa osaamista? Asia pitää nostaa työpaikalla keskusteltavaksi. Työnantaja on viime kädessä vastuussa työntekijöiden hyvinvoinnista.

Katteluksen mukaan työelämässä ei aina ymmärretä, kuinka paljon ”kaikkeen sälään” ja virheiden korjailuun menee aikaa.

–  Nykytilan analyysista on hyvä aloittaa. Kannattaa myös varmistaa, että tekee vain omia töitään ja nekin mieluummin kerralla oikein, jotta ei tarvitse korjailla jälkikäteen.

Lepo ja uni auttavat ajattelemaan

Vuorokausi olisi hyvä rytmittää niin, että siihen kuuluu tasaisesti lepoa, työtä ja muuta hyvää elämää, sanoo Kattelus.

–  Jotkut kertovat selviävänsä viiden tunnin yöunilla, mutta tutkimusten mukaan suurin osa meistä ihmisistä tarvitsee kyllä 7–9 tunnin yöunet. Hyvin levänneenä saa myös ajatuksensa paremmin liikkeelle.

Yksi hänen hyväksi havaitsemansa henkilökohtainen ajanhallinnan keino on se, että ”kodin annetaan joustaa”.

–  Tällä en tarkoita, että vaadin läheisiltäni kaiken maailman juttuja ja odotan heidän joustavan, vaan yhteisellä päätöksellä meidän kodissamme siivotaan vain silloin, kun on aikaa. Jos on kiire, ei siivota. Mikään laki ei määrää siivoamaan joka perjantai. Suursiivoustakin voi huoletta siirrellä kuukausia eteenpäin.

Katteluksen mielestä tärkeää olisi myös tunnistaa omat arvonsa ja antaa arvojen ohjata omaa toimintaa. Kun tuntee omat arvonsa, on helpompaa priorisoida myös ajankäyttöään. STT

Asiasanat

Fingerpori

comic

Näkoislehti

4.4.2020

Uusimmat