Lounais-Häme Forssa

Tapahtumanjärjestäjän iltakoulu keräsi salin täyteen – Tavallisilta kuulostavat asiat ovat usein sitä, jota matkailijat hakevat

Pienistäkin tapahtumista kannattaa viestiä lähelle ja kauas sekä usein myös englanniksi.
Kanta-Hämeen alueella järjestetään vuosittain noin 200 erilaista tapahtumaa, joista Holjat on yksi. Forssan tori täyttyi viime kesänä Eppu Normaalin kuuntelijoista. Kuva: Lassi Puhtimäki
Kanta-Hämeen alueella järjestetään vuosittain noin 200 erilaista tapahtumaa, joista Holjat on yksi. Forssan tori täyttyi viime kesänä Eppu Normaalin kuuntelijoista. Kuva: Lassi Puhtimäki

Leader LounaPlussa ry:n tapahtumanjärjestäjän iltakoulu keräsi salin täyteen yleisöä. Kanta-Hämeen alueella järjestetään vuosittain noin 200 erilaista tapahtumaa, joten tapahtumajärjestämistä käsittelevä tilaisuus Forssan Vesihelmen tiloissa herätti ymmärrettävästi paljon kiinnostusta.

Puhumassa olivat Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen paloinsinööri Seppo Lucenius, salibandyn MM2020-kisojen tapahtumajohtaja Hanne Pirkola ja HAMK Smartin projektipäällikkö Outi Mertamo.

Lucenius kertasi tapahtumanjärjestäjän ja viranomaisen pakollisia yhteistyökuvioita.

– Lupaa yleisötilaisuuksien järjestämiseen ei sinänsä tarvita, mutta poliisille on ilmoitettava. Lisäksi pelastuslaki velvoittaa tapahtuman järjestäjiä erilaisiin asioihin, Lucenius sanoi.

Lucenius kehotti tapahtumanjärjestäjiä hankkimaan vastuuvakuutuksen tilaisuuksille, sillä lainsäätäjä ei tunne termiä ”omalla vastuulla” vaan tilaisuuksissa ollaan aina järjestäjän vastuulla.

Näkyvyyttä kumppaneiden kautta

Pirkolan teemana oli tapahtuman markkinointi ja rahoitus. Hän kertoi myös siitä, miten tapahtuma osallistaa yhteistyökumppaneita aiempaa enemmän ja saa näin enemmän näkyvyyttä kumppaneiden kautta.

Pirkola muistutti myös, että ennen tapahtumaa on syytä laatia selkeät tavoitteet, jotta toiminta ei lähde rönsyilemään joka suuntaan.

– Jos toimitte alalla, jolla on iso tapahtuma, niin kannattaa miettiä miten voitte hyötyä siitä itse. Esimerkiksi meidän tapauksessamme pienet alueelliset seurat voivat hyötyä kisojen tuomasta mediahuomiosta ja käyttää sitä osana omaa markkinointiaan tekemällä omasta tapahtumastaan varjotapahtuman meille. Samalla myös meidän tapahtumamme hyötyy näkyvyydestä paikallisesti, Pirkola tiivisti.

Muista ilmoittaa tapahtumapaikka

Mertamo muistutti, että meille yksinkertaisilta ja tavallisilta kuulostavat asiat ovat juuri sitä paikallisuutta, jota osa matkailijoista tulee hakemaan.

– Kylät, ruoka, paikallisuus, urheilu, tarinat, tavat ja historia – esimerkiksi näiden kautta voi lähteä hakemaan sitä aihetta, mikä juuri teidän tapahtumassanne on erilaista ja kiinnostavaa vaikka ulkomaalaisille, mutta myös ihan forssalaisille. Pienistäkin tapahtumista kannattaa viestiä lähelle ja kauas sekä usein myös englanniksi. Kielen lisäksi tapahtumailmoituksissa pitää muistaa ilmoittaa tapahtumapaikka. Meistä tämä voi kuulostaa hassulta, mutta usein järjestäjät ovat niin lähellä tapahtumaansa etteivät muista, että täysin ulkopuolinen ei voi tietää missä kylätalo on, jos sitä ei kerrota, Mertamo totesi.

Fingerpori

comic

Näkoislehti

31.3.2020

Uusimmat